12PEJABAT BELAKANG
Peralatan pemilik
Segala-galanya di luar kaunter, dalam satu bab: wawasan wang, enjin pengekalan pelanggan, pasukan, dan tetapan yang membentuk semuanya.

Senarai kerja Mesej
Semak kerja WhatsApp yang perlu dibuat mengikut lorong, kemudian rekod tindakan yang diambil pasukan.
- 1Bilangan setiap lorong menunjukkan kerja mesej yang menunggu.
- 2WhatsApp membuka mesej yang disediakan untuk semakan staf.
- 3Tindakan status memastikan barisan jujur tanpa mendakwa penghantaran.
12.1 Mengenali angka anda
- Ringkasan (papan pemuka): tindakan pertama, susunan metrik, dan susunan bahagian mengikut jenis perniagaan dan modul yang diaktifkan. Pusat Tindakan menyusun keputusan dan pengecualian yang memerlukan pemilik mengikut keutamaan. Penurunan hasil atau hari tanpa jualan ialah konteks perniagaan, bukan tindakan dengan sendirinya. Laman utama berfungsi pada telefon dan juga desktop, jadi tiada Laman Mudah Alih yang berasingan, dan Senarai Semak Harian telah dihentikan: kadnya kini berada pada laman utama. Pusat Tindakan turut menyenaraikan hari dalam empat belas hari lepas yang masih memerlukan penutupan harian (dengan nota apabila tiada tunai diterima), peringatan esok dan susulan yang belum selesai, serta pengecualian seperti lonjakan pembatalan atau ahli pasukan yang bertugas tanpa jualan. Sekilas jualan tujuh hari terletak di bawah wang hari ini. Apabila hasil hari ini ialah RM0, metrik hasil menerangkan sama ada cawangan yang dipilih ditutup hari ini, belum dibuka, dibuka sehingga waktu tutup berkuat kuasa, atau sudah ditutup, dan menunjukkan bilangan orang yang dijadualkan sekarang. Selepas sekurang-kurangnya tiga hari perbandingan tersedia, kadar hasil menggunakan median empat hari minggu sama yang terdahulu pada kemajuan hari operasi yang sama. Ruang kerja pembaikan mengekalkan empat metrik utama, saluran Diterima, Sedang dikerjakan, dan Sedia yang jelas, Pusat Tindakan, serta wang pada Ringkasan lalai. Buka Kerja untuk kawalan peringkat dan keutamaan, dan gunakan Laporan atau Log Audit untuk butiran. Ruang kerja lain mengekalkan bahagian giliran, jadual, prestasi, dan cawangan yang sepadan. Sesuaikan kekal pada desktop dan membolehkan anda menyusun semula atau menyembunyikan bahagian pada peranti ini. Susunan yang disimpan turut digunakan pada skrin kecil. Buka Laporan, Resit, Mesej, atau Tetapan untuk arah aliran terperinci dan aktiviti e-mel. Pengiraan wang, penapis cawangan, dan pautan perincian kekal sama. Jualan hari ini mengikut kalendar Malaysia dari tengah malam ke tengah malam, termasuk jualan sebelum 8 pagi.
- Laporan: pandangan yang lebih luas. Kad laporan dan bahagian terperinci mengikut keutamaan jenis perniagaan anda. Hasil, bayaran balik, jumlah mengikut kaedah bayaran, komisen, dan penapis tarikh menggunakan pengiraan yang sama dalam setiap ruang kerja. Suis Dibandingkan dengan menetapkan setiap angka perubahan berbanding tempoh sebelumnya atau tempoh sama tahun lepas, dan pilihan itu kekal dalam URL. Jadual Perbandingan Staf menyusun pasukan mengikut komisen, jualan, transaksi, atau purata jualan, dan CSV staf membawa lajur yang sama.
- Resit: setiap jualan, boleh ditapis (Aktif / Dibatalkan / Bayaran balik / Separa), ringkasan harian, eksport CSV.
- Eksport data pemilik: Tetapan > Eksport merangkumi rekod lawatan Kesihatan, versi persetujuan, peristiwa, dan nota pengamal, serta set data Kes Profesional yang lengkap: kes, versi skop, kelulusan, daftar dokumen, sejarah status, pautan kerja dan janji temu, penjagaan, kemas kini, peruntukan bayaran, dan peristiwa kewangan. Eksport resit mengekalkan pautan lawatan atau kes yang tepat dan tujuan bayaran.
- Kotak pasir e-invois: bina dan hantar satu dokumen ujian tergabung untuk bulan yang telah selesai. Pratonton mengecualikan resit yang dibatalkan dan menyekat mana-mana bulan yang mempunyai bayaran balik berkaitan.
- Komisen: pendapatan bulanan setiap kakitangan daripada jualan yang dikreditkan kepada mereka dan kadar yang anda tetapkan; eksport CSV untuk gaji. Komisen bermula dalam keadaan dimatikan untuk setiap ahli pasukan. Hidupkannya hanya untuk orang yang patut menerima komisen; tetapan ini hanya mempengaruhi jualan perkhidmatan, pakej, dan keahlian baharu. Tetapkan satu kadar peratus atau amaun RM tetap untuk semua perkhidmatan, pakej, atau keahlian yang aktif, kemudian laraskan item tertentu apabila perlu. Jualan baharu menyimpan kadar yang digunakan semasa pembayaran supaya perubahan kemudian tidak menulis semula gaji terdahulu. Pembatalan membuang komisen; bayaran balik ditolak pada tarikh ia dikeluarkan; lawatan percuma tidak memberi komisen.
- Log Audit: setiap tindakan sensitif dengan pelaku, masa, dan sebab. Penerimaan, penolakan, dan luput automatik permintaan tempahan juga muncul di sini. Setiap Akaun Kerja Pembaikan turut menyimpan versi sebut harga, keputusan, pembetulan peringkat, bayaran, pembatalan, bayaran balik, pelepasan, serah balik, permulaan waranti, pembatalan kerja, pembukaan semula, dan pautan susulan. Nombor resit terpaut membuka resit tepat itu. Apabila sesuatu kelihatan salah, jawapannya ada di sini.
12.2 Enjin pengekalan pelanggan
- Mesej: giliran semakan harian. Ia mengandungi lorong yang diaktifkan untuk ruang kerja. Ruang kerja berasaskan janji temu boleh dibuka pada pengesahan tempahan yang perlu dibuat. Ruang kerja runcit boleh dibuka pada hubungan kerja sedia diambil yang perlu dibuat. Ruang kerja tanpa tempahan menunjukkan susulan tanpa lorong tempahan yang kosong. Mulakan giliran pagi memaparkan peringatan dan susulan yang perlu dibuat satu demi satu. Kakitangan ketik, semak, sunting jika perlu, kemudian hantar dari nombor anda. AI Kipas tidak menulis mesej yang ditujukan kepada pelanggan dalam keluaran ini. Butang WhatsApp menggunakan teks yang sedang dipaparkan dan kekal tidak tersedia apabila draf itu kosong. Kawalan tetap mengecualikan pelanggan yang ditandakan Jangan hubungi daripada sasaran peringatan dan susulan tanpa bergantung pada AI. Giliran merekodkan setiap pembukaan WhatsApp atau tindakan Langkau. Tanda sudah dihubungi atau Tunda 7 hari memastikan senarai penuh kekal kemas.
- Peringatan: peringatan janji temu yang perlu dihantar, corak semak-dahulu yang sama.
- Mesej > Susulan: lorong harian anda untuk memenangi semula pelanggan. Ia merangkumi kredit atau keahlian yang Hampir luput, Lawatan percuma yang belum digunakan, pelanggan yang Tidak aktif, dan pengunjung terkini yang Tiada tempahan seterusnya. Bahagian Cadangan hubungan turut menyenaraikan pelanggan dengan kredit pakej atau keahlian yang luput dalam 30 hari, pelanggan tanpa lawatan direkodkan dalam 60 hari lalu dan tanpa janji temu akan datang, serta pelanggan yang mempunyai hari lahir dalam bulan semasa di Malaysia. Kenalan tempahan dan pelanggan yang ditandakan Jangan hubungi dikecualikan. Bahagian ini memaparkan maksimum 200 sasaran tidak aktif dan 150 sasaran bagi setiap kategori pakej hampir luput, keahlian hampir luput, dan hari lahir. Jika hasil pelayan melebihi had, notis senarai terhad menyatakan bahawa rekod sepadan tambahan mungkin wujud di luar hasil semasa. Kegagalan memuat menunjukkan Cuba lagi, bukan senarai kosong. Akaun kakitangan tanpa cawangan yang ditetapkan meminta pemilik menetapkan cawangan dan tidak menunjukkan Cuba lagi. Kakitangan menyemak setiap mesej WhatsApp yang disediakan dan menghantarnya secara manual. Tanda sudah dihubungi dan Tunda 7 hari menggunakan penjejakan yang sama seperti bahagian lain dalam lorong ini.
- Promosi: mula dengan memilih siapa yang menerima ganjaran. Borang menerangkan peraturan penuh sebelum anda menyimpannya. Peraturan hari lahir menggunakan tempoh pengeluaran yang anda pilih kemudian. Untuk pelanggan yang belum kembali, pilih bilangan hari sejak lawatan selesai terakhir mereka; pelanggan yang mempunyai janji temu akan datang tidak layak. Tambah syarat cawangan, perkhidmatan, keahlian, pakej, atau lawatan hanya apabila diperlukan. Pilih tempoh mudah seperti 1 bulan atau 1 tahun, atau tetapkan tarikh tersuai. Promosi pengeluaran manual yang disimpan boleh menetapkan setiap baucar tamat apabila promosi berakhir, 1, 3, 6, atau 12 bulan selepas dikeluarkan, atau tidak tamat tempoh. Ganjaran tersimpan yang sama boleh dikeluarkan kepada pelanggan berbeza tanpa dibina semula; setiap pelanggan menerima baucar dan tempoh luput mereka sendiri. Keluarkan baucar menghantar promosi yang disimpan kepada seorang pelanggan berdaftar atau mencipta baucar sekali guna. Keluarkan kepada pelanggan yang sepadan membolehkan anda memilih tempoh yang jelas seperti Bulan ini atau 30 hari akan datang. Ganjaran promosi dan tempoh sah yang disimpan dikunci semasa pengeluaran, percubaan semula tidak mencipta pendua, dan setiap baucar dijejaki sehingga ditebus.
12.3 Pasukan
- Kakitangan: senarai pasukan, peranan, jualan setiap orang dan kali terakhir aktif; tambah kakitangan, hantar e-mel akaun selamat, nyahaktifkan. Status akaun membezakan Jemputan belum dihantar, Jemputan dihantar, Kata laluan ditetapkan, dan Sudah log masuk. Lencana Pra-penjejakan bermaksud pengesahan membuktikan akses akaun sebelum ini, tetapi peristiwa itu berlaku sebelum penjejakan kitaran hayat. Masa tepat tidak direkodkan. Tidak direkodkan bermaksud tiada bukti yang mencukupi untuk mengesahkan langkah jemputan atau kata laluan. E-mel akaun ulangan mempunyai tempoh bertenang sepuluh minit. (Petua: jenis log masuk kiosk wujud untuk peranti kaunter yang dikongsi.)
- Jadual: waktu bekerja, waktu khas, hari cuti; menyuap ketersediaan tempahan. Tajuk dan panduannya menggunakan bahasa pasukan ruang kerja, seperti pengamal atau ahli pasukan. Jika senarai pasukannya tidak dapat dimuatkan, ia menunjukkan Cuba lagi dan bukannya berpura-pura lokasi itu tiada pasukan. Salin Minggu Lepas hanya menyalin orang yang masih aktif di lokasi yang dipilih. Pemilik yang turut bekerja di lantai muncul dalam grid ini di mana-mana lokasi yang dipilih, sama seperti ahli pasukan lain.
- Kehadiran: daftar masuk, disahkan melalui rangkaian (hanya dari rangkaian tempat kerja yang anda luluskan, ditetapkan dalam Rangkaian Kehadiran), persampelan swafoto pilihan. Kakitangan dijadualkan sekarang pada papan pemuka datang daripada Jadual dan menyemak setiap syif mengikut waktu Malaysia semasa. Kehadiran menunjukkan daftar masuk sebenar secara berasingan. Ahli pasukan yang mempunyai hari cuti berjadual menunjukkan lencana Cuti dan tidak dikira sebagai "Belum masuk".
12.4 Tetapan yang penting
Tetapan mempunyai enam kategori: Peribadi, Perniagaan, Jualan dan bayaran, Pelanggan dan mesej, Pasukan dan akses, dan Persediaan dan data. Carian membuka halaman bahagian yang tepat. Setiap bahagian menyimpan perubahannya sendiri dan mempunyai tindakan Simpan dan Buang perubahan sendiri. Jika simpanan satu bahagian gagal, suntingan kekal pada skrin dan bahagian lain tidak dihantar.
| TETAPAN | APA YANG DIKAWALNYA |
|---|---|
| Ruang kerja | Suis Ringkas atau Penuh peribadi anda, yang pertama dalam kumpulan Perniagaan. Ia untuk setiap orang, disimpan sebaik sahaja anda mengetiknya, dan tidak sekali-kali mengubah data atau kebenaran. Kakitangan dan pengurus mempunyai suis yang sama dalam pengepala aplikasi dan helaian profil. |
| Jenis perniagaan, hari bekerja, dan modul | Kipas menetapkan jenis perniagaan semasa onboarding. Hubungi sokongan untuk memohon perubahan. Pemilik ruang kerja bukan salun boleh memilih corak hari bekerja yang disokong dan modul ruang kerja yang dilihat pasukan. Corak Perkhidmatan Lain mesti mempunyai modul yang diperlukan. Persediaan menunjukkan modul yang hilang dan memaut kembali ke Tetapan. Ruang kerja salun mengekalkan susun atur semasa. |
| Identiti perniagaan | Tetapkan nama penuh, nama pendek, tanda aplikasi, dan tema aplikasi. Muat naik logo disimpan serta-merta. Logo ruang kerja juga muncul di atas nama perniagaan dalam e-mel pelanggan. Ruang kerja salon dan kecantikan mengekalkan sepanduk kecantikan Kipas. Jenis perniagaan lain menggunakan pengepala neutral. Setiap bahagian identiti atau jenama mempunyai tindakan Simpan sendiri. |
| Resit | Tetapkan saiz nama bercetak, kepala surat, logo, kedudukan, jajaran, telefon, nombor SST resit, pengaki, dan nota dalam satu bahagian. Pilih baris BRN, TIN, MSIC, dan SST pembekal yang dicetak. Setiap baris hanya dicetak apabila ia dihidupkan dan mempunyai nilai. Telefon menunjukkan pratonton di dalam bahagian itu. Skrin yang lebih besar mengekalkan pratonton di sebelah borang. Muat naik dan pembuangan logo resit disimpan serta-merta. |
| SST | Cukai hidup/mati, kadar, dan sama ada harga anda sudah termasuk cukai. |
| Ulasan Google | Tampal pautan ulasan dari Google Business Profile. E-mel resit dan mesej resit WhatsApp memasukkannya selepas jualan tanpa bayaran balik. Biarkan kosong untuk tidak memasukkan pautan. |
| Pembayaran | Urus dua laluan QR yang berasingan. QR DuitNow statik ialah imej yang dimuat naik oleh pemilik yang disahkan kakitangan dalam aplikasi bank atau penyedia perniagaan. Sambungan kotak pasir Fiuu menyimpan kelayakan OPA yang disulitkan, hanya menunjukkan cap jari, memerlukan ujian sambungan yang berjaya, dan kekal tidak tersedia sehingga pemilik dan get platform kedua-duanya mengaktifkannya. Kelayakan yang disimpan tidak sekali-kali dipaparkan semula. |
| Kerja pembaikan | Bagi ruang kerja Runcit dan Perkhidmatan, pilih sama ada kelulusan sebut harga diperlukan, tetapkan pengiraan deposit lalai, dan tetapkan nilai lalai waranti pilihan. Waranti hanya bermula apabila barang diambil. Kakitangan boleh mengatasi status waranti, tempoh, dan terma bagi setiap kerja. |
| Cawangan | Alamat & telefon setiap cawangan; ia muncul pada resit cawangan itu. |
| Tempahan Dalam Talian | Hidupkan atau matikan permintaan tempahan awam. Salin pautan awam, buka ia, kongsikannya di WhatsApp, atau gunakan kod QRnya. |
| Mesej WhatsApp | Pilih satu nada untuk seluruh perniagaan: Mesra, Ringkas, atau Formal. Halaman menunjukkan pratonton pelanggan yang realistik dan menyembunyikan butiran teknikal. Ayat tersuai kekal tersedia dalam tetapan Lanjutan dan tidak dipadam apabila anda memilih nada yang disyorkan. Pemilik boleh mengedit templat susulan hari lahir di sana. Kipas menyediakan mesej untuk disemak oleh staf. Kipas tidak pernah menghantarnya dengan sendiri. |
| Profil e-invois | Pengecam pembekal, alamat, butiran hubungan, dan kelayakan kotak pasir MyInvois yang disulitkan. Medan SST pembekal adalah berasingan daripada medan SST resit. Apabila ia kosong, Tetapan memulakannya dengan nilai resit. Kelayakan disimpan dengan butangnya sendiri. Gunakan Laporan untuk pratonton dan hantar bulan yang telah selesai. Keputusan kotak pasir adalah ujian sahaja. |
| Keterlihatan halaman | Halaman yang boleh dilihat oleh kakitangan dan pengurus. |
| E-mel pelanggan | Baris E-mel pemilik mengawal ringkasan Isnin. Suis e-mel pelanggan mengawal peringatan dan mesej hari lahir. E-mel pelanggan dimatikan secara lalai. Ia menggunakan nama perniagaan, memasukkan pautan berhenti melanggan, dan tidak sekali-kali menggantikan giliran semakan WhatsApp. Apabila pelanggan berhenti melanggan, alamat e-mel itu disekat daripada semua e-mel pelanggan bagi perniagaan tersebut, termasuk profil pelanggan lain yang menggunakan alamat yang sama. Anda boleh menyunting ayat peringatan dan hari lahir serta melihat pratonton langsung. Pratonton memuatkan ayat Kipas terkini yang diterbitkan dan digunakan oleh penghantaran sebenar. Jika ayat itu tidak tersedia, Tetapan menandakan sampel sebagai tidak tepat dan menawarkan percubaan semula. Pratonton itu turut menunjukkan ayat penutup yang memberitahu pelanggan cara menghubungi anda: jemputan membalas apabila ruang kerja anda mempunyai alamat balasan, jika tidak nombor telefon cawangan anda. Kipas menetapkan kredit jenama pada e-mel pelanggan, mesej WhatsApp pelanggan yang disediakan, dan PDF resit: kredit penuh dengan onlykipas.com, kredit pendek, atau tiada baris Powered by Kipas. Biarkan medan kosong untuk mengekalkan ayat standard. Setiap ruang kerja mempunyai peruntukan penghantaran bulanan; apabila ia hampir habis ruang kerja menunjukkannya, dan apabila ia habis penghantaran dijeda sehingga bulan berikutnya. Kipas juga boleh menjeda penghantaran sesuatu ruang kerja sepenuhnya jika sesuatu kelihatan tidak kena; e-mel hi@onlykipas.com jika penghantaran kelihatan terhenti sedangkan peruntukan anda belum habis. |
| Ringkasan mingguan | Suis ini berada dalam E-mel pelanggan di bawah E-mel pemilik. E-mel Isnin mengandungi jumlah dan pengecualian minggu lepas. Ia menonjolkan pembatalan, bayaran balik, percubaan peringatan yang gagal, dan permintaan tempahan yang luput tanpa jawapan. |
Mahu baca semuanya pada satu halaman? Baca panduan penuh.