Panduan Kipas

Panduan ini menggunakan satu hari salun sebagai contoh lengkap yang diterangkan sepenuhnya. Perniagaan perkhidmatan lain mengikut peraturan operasi yang sama. Ruang kerja menyesuaikan bahasa dan modul yang kelihatan mengikut jenis perniagaan yang dipilih.

Pemilik boleh melaraskan lagi halaman yang dilihat kakitangan dan pengurus, dalam Tetapan. Jika ragu-ragu, biarkan kakitangan ringkas: POS dan hari mereka sendiri.

Ruang kerja baharu memaparkan kemajuan persediaan pada Ringkasan dan item sementara Persediaan berhampiran bahagian atas bar sisi. Setiap status membuka langkah wizard yang sepadan. Kedua-duanya hilang selepas semua semakan yang diperlukan sedia. Anda masih boleh membuka wizard dari Tetapan. Wizard menyusun langkah-langkahnya mengikut jenis perniagaan anda dan membuang langkah pilihan apabila modul ruang kerja yang berkaitan dimatikan. Untuk ruang kerja bukan salun, pemilik juga boleh memilih corak hari kerja dalam Tetapan. Corak itu mengubah susunan dan label kerja sedia ada. Ia tidak mencipta kebenaran atau laluan baharu. Dalam ruang kerja Perkhidmatan Lain, corak berpandukan jadual memerlukan Tempahan, corak berpandukan kaunter memerlukan barisan Pelanggan terus datang, dan corak hibrid memerlukan kedua-dua modul. Persediaan memaparkan amaran semakan sehingga corak dan modul sepadan. Langkah semakan tetap memaparkan setiap semakan kesediaan yang dinamakan.

Hanya apabila peranan boleh membuka butiran pelanggan, memilih pelanggan memaparkan nota mereka supaya perkara yang betul diingati sebelum perkhidmatan bermula. Salun melihat bentuk kegemaran, warna, dan alahan; pusat kesihatan melihat keutamaan keselesaan dan kaedah yang perlu dielakkan; ruang kerja lain melihat nota perkhidmatan mereka sendiri. Pemilik boleh menyembunyikan halaman Pelanggan daripada staf atau pengurus cawangan. Ini tidak menghalang jualan POS: mereka masih boleh mencari mengikut nama atau telefon dan melihat hanya nama pembeli, telefon, kredit pakej, keahlian, dan fakta baucar. Nota profil dan sejarah kekal tersembunyi. Kenalan tempahan boleh membeli perkhidmatan, pakej, atau keahlian dalam POS, tetapi nota pelanggan, ganjaran, kredit pakej, harga ahli, dan baucar kekal tidak tersedia sehingga daftar keluar selesai.

Setiap pelanggan mempunyai profil untuk keperluan perkhidmatan, kesukaan, dan nota (Admin → Pelanggan → buka pelanggan → Edit). Ruang kerja kecantikan boleh merekodkan butiran rawatan seperti bentuk kuku, warna, sensitiviti, dan kakitangan biasa. Ruang kerja kesihatan menggunakan kebimbangan perkhidmatan, kesukaan keselesaan, kaedah yang perlu dielakkan, pengamal biasa, dan nota penjagaan. Ruang kerja lain menggunakan nota klien atau nota perkhidmatan yang sepadan dengan kerja mereka. Nota yang berguna muncul dalam POS apabila pelanggan dipilih dan dalam skrin tempahan, supaya pasukan boleh bersedia. Bahagian yang kosong kekal tersembunyi, dan nota tidak sekali-kali muncul untuk pelanggan terus datang.

Untuk Kesihatan, simpan hanya kesukaan pelanggan yang dikongsi dalam profil pelanggan. Letakkan peringatan khusus lawatan, semakan pengambilan, persetujuan, dan nota pengamal dalam rekod lawatan Kesihatan. Untuk Perkhidmatan Profesional, gunakan profil pelanggan hanya untuk kesukaan komunikasi atau mesyuarat yang dikongsi. Letakkan skop, kelulusan, dokumen, dan nota terhad dalam akaun kes. Pemisahan ini menghalang pekerja seterusnya daripada menganggap nota profil umum sebagai persetujuan semasa atau skop yang diluluskan.

Di mana-mana sahaja pelanggan mempunyai nombor telefon, butang WhatsApp hijau membuka WhatsApp anda dengan mesej yang telah disediakan dan boleh anda edit sebelum menghantar. Pada Hari Saya, peringatan kekal di tempatnya semasa tindakannya sedang disimpan dan hanya hilang selepas rekod itu tersimpan. Tandakan disahkan turut mengemas kini janji temu apabila peranan anda boleh mengurus kalendar. Jika tidak, Kipas merekodkan nota itu dan memberitahu anda bahawa status janji temu tidak berubah. Pada Mesej, status berubah sebaik sahaja anda mengetik. Jika penyimpanan gagal, status sebelumnya kembali dan satu ralat menjelaskan apa yang berlaku. Pada halaman Mesej, Peringatan, dan Pelanggan terus datang, tetingkap baharu yang disekat tidak ditandakan sebagai dibuka, dan pelanggan terus datang yang sedang menunggu tidak ditandakan sebagai dipanggil. Kipas memberitahu anda supaya membenarkan tetingkap timbul dan cuba lagi. Ingat peraturan emas 1: tiada apa-apa yang dihantar secara automatik. Pelanggan tanpa telefon tidak sekali-kali menjadi masalah; mereka hanya melangkau ciri pemesejan.

Buka mana-mana pelanggan dalam Admin → Pelanggan untuk keseluruhan kisah mereka: baki kredit pakej, keahlian, resit terkini, janji temu akan datang, perkhidmatan kegemaran, jumlah perbelanjaan. Di sinilah juga pemilik boleh memberikan kredit pakej secara manual. Ambil perhatian bahawa pemberian manual merekodkan tiada bayaran; untuk benar-benar menerima wang bagi sesuatu pakej, jualkannya melalui POS (Bab 08).

Paparan Kenalan tempahan khas untuk pemilik adalah berasingan daripada jumlah pelanggan, senarai hari lahir dan senarai pelanggan yang sudah lama tidak datang, eksport pelanggan biasa, ganjaran, promosi, dan susulan. Rekod kenalan tempahan menunjukkan identiti dan butiran perhubungan yang jujur serta janji temu akan datang, lepas, dibatalkan, dan tidak hadir yang terkini. Pemilik boleh mengedit butiran perhubungan, menggabungkan rekod pendua, menyamarkan identiti, atau memulakan pembayaran. Apabila dua rekod berkongsi nama yang sama, panel semakan pendua menunjukkan nombor telefon, kiraan lawatan yang selesai, dan label kitar hayat bagi setiap rekod. Pautan portal pelanggan, profil perkhidmatan, metrik perbelanjaan, pemberian pakej, keahlian, baucar, dan mesej sempena tidak tersedia sehingga pembayaran yang selesai menjadikan orang itu pelanggan.

Pemilik boleh menggunakan menu pelanggan untuk Hantar pautan portal atau menarik balik pautan semasa. Jika pelayar menyekat tetingkap WhatsApp, Kipas tidak mencatat atau mendakwa ia telah dibuka; benarkan tetingkap timbul dan cuba lagi.

Portal pelanggan meletakkan janji temu akan datang di tempat pertama. Pakej, manfaat keahlian, dan baucar muncul bersama-sama di bawah senarai janji temu. Tempat dalam sesi berkumpulan yang dikongsi muncul dalam senarai yang sama, ditandakan sebagai sesi berkumpulan; pelanggan boleh melihatnya tetapi tidak boleh mengubah atau membatalkannya dari portal, dan tidak sekali-kali melihat siapa lagi yang hadir. Untuk janji temu satu dengan satu mereka sendiri, pelanggan boleh mengesahkan bahawa mereka akan hadir atau menempah janji temu lain tanpa memasukkan butiran perhubungan sekali lagi. Pembatalan dan penjadualan semula mencipta permintaan untuk disemak oleh perniagaan. Satu permintaan yang belum diselesaikan menyekat permintaan kedua yang bercanggah. Selepas perniagaan bertindak, portal menunjukkan keputusannya dan masa yang digunakan bagi penjadualan semula. Janji temu yang dibatalkan baru-baru ini kekal kelihatan.

Rekod pelanggan juga boleh menyimpan butiran e-invois pilihan (TIN, dan nombor kad pengenalan atau pasport). Butiran ini disimpan untuk e-invois individu pada masa hadapan dan tidak dicetak pada resit hari ini. Menyamarkan pelanggan akan membuangnya.

Jika pelanggan meminta identitinya dibuang, pemilik boleh memilih Samarkan pelanggan daripada menu yang sama. Kipas membuang data identiti perhubungan, cukai, tempahan, giliran, portal, dan profil perkhidmatan. Resit dan janji temu kekal sebagai rekod perniagaan di bawah Bekas pelanggan. Tindakan ini tidak boleh dibuat asal dan memerlukan sebab.

Halaman Hari Saya bagi seorang kakitangan menyusun sesi satu dengan satu dan sesi berkumpulan yang ditugaskan kepadanya ke dalam satu agenda mengikut masa untuk hari ini dan 7 hari berikutnya. Bilik, stesen, atau peralatan yang ditugaskan dipaparkan pada sesi itu. Sesi berkumpulan menunjukkan senarai peserta yang aktif. Kad Tugasan WhatsApp di situ menyenaraikan peringatan esok dan pratonton susulan yang ringkas: kredit dan keahlian yang hampir tamat, hari lahir bulan ini, lawatan percuma yang belum digunakan, dan pelanggan yang lama tidak datang. Senarai susulan penuh, termasuk pelanggan tanpa tempahan seterusnya, ada di Mesej > Susulan.

Halaman Janji Temu terbuka pada hari semasa. Ruang kerja profesional yang dipacu janji temu meletakkan permintaan tempahan dan kerja berkumpulan sebelum jadual. Ruang kerja lain mengekalkan jadual harian di tempat pertama. Ruang kerja kesihatan tidak menghidupkan giliran pelanggan terus datang secara lalai. Jika pemilik menghidupkannya, giliran itu muncul sebagai kerja sebenar pada Ringkasan dan Hari Saya. Perubahan ini hanya menjejaskan cara paparan. Tempahan dan penapis yang sama kekal tersedia.

Paparan: Senarai atau Kalendar, anak panah tarikh, dan penapis status. Dalam Kalendar, seret tempahan ke masa lain atau lajur kakitangan lain untuk mengubah jadualnya; tahan sebentar sebelum menyeret pada tablet. Kipas menyemak slot baharu itu sama seperti ia menyemak tempahan baharu, jadi pertembungan ditolak dan dijelaskan, dan satu mesej menawarkan Buat asal selama lima saat. Hari yang sudah berlalu memaparkan tempahannya untuk rujukan tetapi tidak menerima tempahan baharu. Daripada Hari Saya, Laman Utama, atau Mesej, gunakan Buka janji temu. Pengguna yang boleh mengurus kalendar terus melompat ke rekod itu. Pengguna paparan sahaja membuka tarikh yang betul dan boleh melihat janji temu itu dalam senarai. Pelanggan tanpa telefon menempah seperti biasa. Mereka tidak menerima peringatan WhatsApp. Pelanggan yang ditandakan Jangan hubungi mengekalkan janji temu mereka tetapi tidak muncul sebagai sasaran peringatan sehingga pemilik mematikan tetapan itu. Kawalan ini tidak bergantung pada AI. AI Kipas tidak menulis mesej yang ditujukan kepada pelanggan dalam keluaran ini. Kakitangan menyemak dan menyunting peringatan yang disediakan sebelum WhatsApp membuka teks semasa. Pengesahan tempahan menggunakan pilihan ayat Mesra, Ringkas, Formal, atau Tersuai untuk seluruh perniagaan dalam bahasa Kipas semasa. Jika pelayar menyekat tetingkap peringatan atau pautan pengesahan, Kipas berhenti sebelum mencipta pautan itu atau menandakannya sebagai dibuka. Benarkan tetingkap timbul, cuba lagi, dan biarkan tab baharu itu terbuka sehingga WhatsApp muncul.

Apabila anda mengedit janji temu, senarai perkhidmatan kekal tertutup sehingga anda menaip dalam kotak carian perkhidmatan. Ini memastikan medan pelanggan, kakitangan, tarikh, dan masa mudah dicapai. Selepas anda menambah satu padanan, carian yang sama kekal terbuka supaya anda boleh menambah satu lagi perkhidmatan yang sepadan.

Pemilik dan pengurus cawangan boleh membuka Tetapan perniagaan → Sumber untuk menambah bilik, stesen, atau peralatan. Borang janji temu memaparkan medan Sumber yang bersifat pilihan hanya apabila cawangan yang dipilih mempunyai sumber yang aktif. Kipas menyekat janji temu bertindih yang menggunakan sumber yang sama. Pengurus demo awam boleh memeriksa Jadual dan Sumber yang disediakan untuk ruang kerja kesihatan dan profesional. Halaman ini adalah paparan sahaja. Kakitangan demo tidak menerima pautan khusus pengurus ini.

Bagi sesi berkumpulan, pelanggan utama menggunakan tempat pertama. Cipta janji temu itu, buka semula, dan gunakan senarai peserta untuk menambah orang yang sedia ada atau menambah Kenalan tempahan dengan pantas. Kipas tidak akan membenarkan senarai peserta melebihi saiz kumpulan. Jika penambahan kenalan baharu ke dalam senarai peserta gagal, Kenalan tempahan itu kekal boleh dicari supaya anda boleh mencuba lagi atau mencarinya kemudian. Setiap peserta yang mempunyai e-mel menerima peringatan janji temu mereka sendiri, dan setiap seorang boleh mengesahkan tempat mereka sendiri daripadanya.

Pemilik boleh menerbitkan sesi berkumpulan yang telah disimpan daripada panel senarai pesertanya. Halaman awam menunjukkan perkhidmatan, cawangan, tarikh, masa, dan bilangan tempat yang tinggal. Dalam mod Permintaan menunggu, menerima permintaan itu menambah pelanggan ke dalam senarai peserta sedia ada. Ia tidak mencipta janji temu lain. Dalam mod Tempah automatik, penghantaran menambah pelanggan dengan serta-merta. Kipas mengunci sesi berkumpulan itu sebelum ia menambah tempat, supaya dua pelanggan tidak boleh mengambil tempat terakhir yang sama.

Dijadualkan → Disahkan → Sedang berlangsung → Selesai (atau Dibatalkan / Tidak hadir). Menerima permintaan dalam talian mencipta janji temu Dijadualkan dan menempah masa itu. Pautan pengesahan pelanggan menukarkannya kepada Disahkan apabila pelanggan memberitahu mereka akan datang. Kemas kini status daripada janji temu itu sendiri apabila kakitangan mengesahkan melalui saluran lain. Status baharu muncul serta-merta. Perubahan yang boleh diterbalikkan disertakan Buat asal selama lima saat. Jika penyimpanan gagal, status sebelumnya kembali. Ketikan tersilap ke Dibatalkan atau Tidak hadir tidak terperangkap: pemilik atau pengurus cawangan boleh menggunakan Pulihkan daripada janji temu yang sama, pada halaman Janji Temu atau dalam POS, pada bila-bila masa selepas itu, bukan hanya dalam tempoh lima saat; ia sentiasa bertanya sebelum mengubah rekod. Pulihkan menandakan janji temu itu sebagai Disahkan. Kipas menandakan janji temu Dijadualkan sebagai Tidak hadir secara automatik setelah masanya berlalu tanpa sesiapa mengemas kininya, jadi janji temu lepas yang dipulihkan terus kepada Dijadualkan hanya akan disapu menjadi Tidak hadir sekali lagi; Disahkan mengelakkannya, dan lagipun ia satu ketikan lebih hampir kepada Mula Perkhidmatan. Pada Hari Saya, halaman Janji Temu, atau daripada POS itu sendiri, gunakan Buka dalam POS untuk janji temu hari ini. POS memilih cawangannya dan mengembangkan janji temu yang tepat. Semak ia, kemudian gunakan Sahkan atau Mula Perkhidmatan mengikut keperluan. Membukanya tidak mengubah statusnya. Sesiapa yang bertugas di kaunter boleh menguruskan pembayaran pelanggan bagi mana-mana janji temu hari ini di cawangan itu, bukan hanya kakitangan yang ditugaskan padanya; POS tetap menunjukkan dengan siapa janji temu itu ditempah. Jualan seorang pelanggan yang selesai menandakannya Selesai. Jika pelanggan dipilih ke dalam troli kosong melalui carian dan mereka juga mempunyai janji temu terbuka hari ini, POS menawarkan Mula dari temu janji supaya jualan itu tetap dipautkan kembali kepadanya. Jika pelanggan yang dipilih mempunyai lebih daripada satu janji temu terbuka hari ini, pilih janji temu yang betul sebelum POS mengisi troli. Pelanggan terus datang atau kerja yang aktif mesti diselesaikan atau ditanggalkan dengan Tukar sebelum janji temu boleh bermula. Apa pun caranya, POS mengesahkan setiap perkhidmatan yang ditempah sebelum ia menukar janji temu kepada Sedang berlangsung; perkhidmatan yang dinyahaktifkan selepas tempahan tetap masuk ke dalam troli, dinamakan untuk semakan, dan perkhidmatan yang ditempah tetapi tidak dapat disahkan menghentikan penyerahan itu tanpa sebarang perkhidmatan ditambah dan tanpa perubahan status.

Bagi pengguna kaunter berbilang cawangan, Buka dalam POS menukar kepada cawangan temu janji yang ditugaskan sebelum ia dibuka, jika anda ditugaskan ke cawangan itu. Ia tidak sekali-kali memindahkan jualan yang sedang berjalan, jadi selesaikan atau kosongkan jualan itu dahulu.

Bagi sesi berkumpulan, POS bertanya peserta yang mana sedang membuat pembayaran. Selesaikan satu jualan dan satu resit untuk orang itu. Janji temu itu kekal Sedang berlangsung sementara peserta lain yang ditempah masih menunggu. Pembayaran peserta terakhir menandakan sesi itu Selesai. Anda masih boleh menyelesaikan janji temu itu secara terus apabila sesi berakhir tanpa pembayaran lain.

Apabila pelanggan meminta pembatalan melalui portal mereka, gunakan Batalkan janji temu dalam Permintaan perubahan pelanggan. Bagi permintaan penjadualan semula, gunakan Jadualkan semula janji temu, semak masa yang diminta, dan gunakannya. Kipas mengemas kini janji temu dan menutup permintaan itu serentak. Gunakan Tolak permintaan apabila janji temu mesti kekal tidak berubah. Gunakan Tutup sebagai telah diurus hanya apabila pasukan menyelesaikan kerja itu dengan cara lain; tindakan itu tidak mengubah janji temu. Selepas pembatalan atau permintaan yang ditolak, Kipas menghantar e-mel kepada pelanggan secara automatik apabila ada alamat dalam rekod, dan pemberitahuan pengesahan menawarkan mesej WhatsApp satu ketikan dengan keputusan yang sama.

Pelanggan baharu dan pelanggan tanpa pautan portal peribadi menggunakan pautan awam daripada Tetapan untuk meminta janji temu satu dengan satu atau sesi berkumpulan yang diterbitkan. Pelanggan yang mempunyai pautan portal boleh menempah janji temu lain tanpa memasukkan butiran perhubungan sekali lagi. Dalam mod Permintaan menunggu, pasukan anda menyemak setiap permintaan. Menerima permintaan satu dengan satu akan menempah masa itu, mencipta janji temu Dijadualkan, dan mencipta pautan pengesahan pelanggannya. Menerima permintaan sesi berkumpulan menambah orang itu ke dalam senarai peserta sedia ada. Jika tiada identiti telefon yang sepadan, penerimaan itu mencipta Kenalan tempahan. Rekod itu menjadi pelanggan hanya selepas pembayaran selesai.

Permintaan dengan telefon, cawangan, perkhidmatan, dan masa yang sama kekal bersama. Kipas menandakan setiap salinan yang kemudian sebagai Permintaan pendua. Selepas anda menerima satu permintaan, salinan yang sepadan dengannya memaparkan Sudah ditempah dan tidak lagi memaparkan Terima. Jika janji temu lain menggunakan masa yang sama, permintaan itu memaparkan Masa mungkin penuh, tetapi Terima kekal tersedia dan mengesahkan kapasiti kakitangan. Jika tiada kakitangan yang tinggal, permintaan itu berubah kepada Masa tidak lagi tersedia. Balas melalui WhatsApp supaya pelanggan boleh memilih masa lain, kemudian tolak permintaan yang lama.

Dalam mod Tempah automatik, permintaan satu dengan satu yang berada dalam peraturan anda mencipta janji temu itu dengan serta-merta. Permintaan sesi berkumpulan mengambil satu tempat dengan serta-merta apabila kapasiti masih ada. Kipas memeriksa masa itu atau kapasiti kumpulan sekali lagi di dalam transaksi tempahan.

Anda tidak perlu memerhatikan halaman itu untuk permintaan baharu. Setiap permintaan tempahan baharu menghantar e-mel kepada pemilik ruang kerja dalam lingkungan seminit, lengkap dengan pelanggan, perkhidmatan, dan masa yang mereka minta. Satu e-mel bagi setiap permintaan: membalas permintaan atau membuka halaman itu tidak sekali-kali mencetuskan e-mel lain.

Apabila e-mel pelanggan dihidupkan dalam Tetapan dan pemohon mempunyai e-mel dalam rekod, penerimaan atau penolakan turut menghantar e-mel keputusan kepada mereka. Permintaan satu dengan satu yang diterima menyertakan pautan pengesahan yang sama seperti mesej WhatsApp. Permintaan sesi berkumpulan yang diterima mengesahkan tempat itu tetapi tidak menyertakan pautan yang boleh mengubah janji temu yang dikongsi. Pelanggan mesti menghubungi perniagaan untuk mengubah tempat dalam sesi berkumpulan. Pemberitahuan itu mencatat sama ada e-mel telah dihantar atau dilangkau.

Setiap e-mel peringatan dan e-mel keputusan tempahan berakhir dengan memberitahu pelanggan cara menghubungi anda. E-mel itu menawarkan balasan hanya apabila ruang kerja anda mempunyai alamat balasan dalam rekod; jika tidak, ia memberikan nombor telefon cawangan anda, dan apabila kedua-duanya tiada, ia hanya meminta pelanggan menghubungi perniagaan. Isikan nombor telefon cawangan dalam Tetapan supaya pelanggan yang mahu menukar atau membatalkan sentiasa mempunyai jalan untuk berhubung.

Borang tempahan juga mempunyai medan e-mel yang bersifat pilihan dengan kotak tanda persetujuan untuk e-mel hari lahir dan tawaran. Apabila anda menerima permintaan itu, e-mel dan persetujuan tersebut disimpan ke dalam rekod yang sepadan, tetapi hanya jika rekod itu belum mempunyai e-mel. Apa-apa yang ditaip oleh kakitangan anda tidak sekali-kali ditulis ganti.

Bukan untuk: pelanggan yang kembali beberapa hari kemudian dengan rasa tidak puas hati; itu bayaran balik (bab seterusnya). Pembatalan bermaksud jualan ini satu kesilapan.

Setiap bayaran balik merekod tender yang dipulangkan (tunai/kad/e-dompet) dan sebab. Kredit dan lawatan percuma yang berkaitan dengan baris yang dibayar balik dipulihkan secara automatik. Komisen diterbalikkan pada tarikh bayaran balik; sejarah tidak pernah ditulis semula, sebaliknya pembetulan ditambah. Bayaran balik yang dipautkan kepada resit pembaikan juga muncul sebagai entri negatif dalam Akaun Kerja Pembaikan dan membuka semula baki yang tepat. Rekod pelepasan baki dengan sebab apabila bayaran balik ialah pampasan yang disengajakan, bukan wang yang masih terhutang.

Tertutup terlalu awal atau perlu membetulkan sesuatu? Buka tarikh itu → Buka semula → buat pembetulan (pembatalan, bayaran balik) → tutup semula. Hari itu dikunci semula dengan pembetulan di dalamnya.

Tetapan mempunyai enam kategori: Peribadi, Perniagaan, Jualan dan bayaran, Pelanggan dan mesej, Pasukan dan akses, dan Persediaan dan data. Carian membuka halaman bahagian yang tepat. Setiap bahagian menyimpan perubahannya sendiri dan mempunyai tindakan Simpan dan Buang perubahan sendiri. Jika simpanan satu bahagian gagal, suntingan kekal pada skrin dan bahagian lain tidak dihantar.

Ruang kerja Runcit dan Perkhidmatan menggunakan Kerja. Semasa penerimaan, kenal pasti barang dengan istilah umum, rekod nombor siri atau rujukan, senaraikan aksesori yang diterima, terangkan keadaannya, asingkan masalah yang dilaporkan pelanggan, dan rekod cara pelanggan mengakui penerimaan. Pautkan pelanggan dan tugaskan ahli pasukan apabila sesuai. Borang tidak menganggap barang itu basikal, perkakas, telefon, atau mana-mana kategori pembaikan lain. Seret kad dalam Diterima, Sedang dikerjakan, atau Sedia untuk menetapkan keutamaan. Lepaskan kad pada peringkat aktif lain untuk membuka Tukar peringkat dengan destinasi itu dipilih. Tiada apa-apa berubah sehingga dialog disahkan, dan semua semakan diagnosis, kelulusan, peranan, dan sebab pergerakan ke belakang masih berkuat kuasa. Gunakan menu keutamaan kad apabila seretan tidak mudah. Ringkas dan Penuh menggunakan susunan dan peringkat tersimpan yang sama. Kerja yang Diambil dan Dibatalkan dipaparkan dalam Arkib. Untuk barang yang ditinggalkan, gunakan Batal dengan sebab yang jelas supaya sejarah barang, wang, dan audit kekal tersedia. Pilih di mana kerja dijalankan: di bengkel, atau di lokasi pelanggan dengan alamat servis yang direkodkan. Kerja di lokasi mengikut peraturan akaun, sebut harga, dan wang yang sama; lokasi tidak mengubah apa-apa tentang bayaran atau versi.

Akaun bergerak melalui Diterima → Sedang didiagnosis → Sebut harga dihantar → Diluluskan → Sedang dikerjakan → Sedia → Diambil. Lompatan ke hadapan dibenarkan apabila prasyarat diagnosis dan kelulusan dipenuhi. Pembetulan ke belakang sentiasa memerlukan sebab dan merekod pelaku, masa, peringkat lama, peringkat baharu, dan sebab. Pemilik atau pengurus cawangan boleh membetulkan pengambilan tersilap kembali ke Sedia. Ini membersihkan serah balik dan permulaan waranti yang tersilap, tetapi mengekalkan fakta terdahulu dalam sejarah. Selepas kerja susulan dipautkan, pengambilan asal tidak boleh diubah.

Rekod diagnosis juruteknik sebelum menghantar sebut harga. Tambah satu baris bagi setiap alat ganti, kerja, atau yuran, tetapkan tarikh sah pilihan, dan tentukan langkah deposit, ansuran, dan bayaran akhir. Menghantar sebut harga dan merekod kelulusan atau penolakan pelanggan ialah tindakan berasingan. Merekod penghantaran juga boleh membuka mesej WhatsApp yang disediakan dengan barang, jumlah tepat, dan tarikh sah; pop timbul yang disekat tidak merekodkan apa-apa. Caj panggilan atau perjalanan diharga sebagai baris yuran sendiri, bukan disamarkan sebagai kerja. Kelulusan merekod saluran keputusan, nama wakil, dan nota. Perubahan besar pada skop atau harga mencipta versi sebut harga kekal baharu dan menjadikan kelulusan lama tidak sah.

Terima setiap bayaran pembaikan daripada Akaun Kerja Pembaikan. Setiap resit diperuntukkan kepada langkah deposit, ansuran, atau bayaran akhir. Rujukan cuba semula yang sama mengembalikan resit yang sama selepas respons hilang, walaupun bayaran telah menyelesaikan baki. Akaun menunjukkan bayaran, bayaran balik, pembatalan, pelepasan baki, dan pembalikan pelepasan dalam satu garis masa. Pembatalan atau bayaran balik membuka semula baki yang tepat. POS hanya untuk pembelian kaunter yang berasingan. Pilih pelanggan berdaftar atau Pelanggan terus datang di situ. POS tidak melampirkan jualan itu pada kerja terbuka secara automatik dan tidak boleh menerima baki kerja. Selepas bayaran direkodkan, dialog terus menawarkan resit baharu: kongsi atau muat turun PDF, hantar kemas kini WhatsApp, atau e-mel, tanpa meninggalkan Kerja.

Apabila kerja Sedia, gunakan Serah balik dan rekod siapa yang menerima barang serta cara mereka mengakuinya. Akaun yang diselesaikan sepenuhnya ditutup seperti biasa. Jika wang masih terhutang, hanya pemilik atau pengurus cawangan itu boleh melepaskannya dan sebab yang jelas diperlukan. Waranti pilihan bermula pada masa pengambilan ini, bukan semasa penerimaan. Pemilik boleh menetapkan nilai lalai dalam Tetapan dan setiap kerja boleh mengatasi status aktif, tempoh, dan terma. Selepas serahan anda boleh menghantar pengesahan WhatsApp yang mengulangi tarikh tamat waranti dan terma yang direkodkan. Untuk kerja di lokasi, tindakan yang sama berbunyi Selesaikan lawatan, mesej yang disediakan ialah pengesahan lawatan dengan alamat dan masa yang dijanjikan, dan menyelesaikan lawatan merekodkan fakta serahan yang sama seperti pengambilan di kaunter. E-mel sedia diambil di bengkel tidak ditawarkan untuk kerja di lokasi; mesej siap kerja menyatakan kerja selesai di alamat yang direkodkan.

Gunakan Batal dengan sebab dan penyelesaian wang yang betul. Pembatalan tanpa bayaran, pembatalan selepas bayaran balik penuh, dan pembatalan dengan yuran dikekalkan kekal berbeza. Pemilik atau pengurus cawangan hanya boleh membuka semula akaun yang dibatalkan apabila tiada wang yang dikekalkan. Pemilik atau pengurus cawangan boleh merekod pelepasan baki dengan sebab, termasuk selepas pengambilan apabila bayaran balik atau pembatalan sengaja dijadikan pampasan.

Lawatan kembali ialah kerja terpaut baharu, bukan suntingan pada kerja asal. Pilih Pemulangan waranti, Kerja semula, Kerja tambahan, atau Aduan pelanggan dan nyatakan sebab. Pemulangan waranti hanya tersedia semasa waranti yang direkodkan untuk kerja itu masih aktif. Kerja baharu mempunyai penerimaan, sebut harga, bayaran, peringkat, dan sejarahnya sendiri, manakala kerja asal kekal utuh.

Dalam ruang kerja Katering dan acara, Acara katering menggantikan halaman Janji Temu biasa. Setiap acara menggunakan satu janji temu untuk menyimpan tarikh, masa, cawangan, pelanggan, dan orang yang bertanggungjawab, manakala peringkat acara, baris pesanan asal, lokasi, dan bilangan tetamu yang bersifat pilihan kekal pada rekod acara.

Penghantaran dan perkhidmatan di lokasi mesti mempunyai lokasi acara. Pengambilan memaparkan lokasi perniagaan katering. Setiap acara baharu mendapat Akaun Acara dengan deposit tempahan dan baki akhir. Gunakan Sesuaikan pelan sebelum bayaran pertama untuk mengubah amaun, tarikh akhir, atau menambah ansuran seterusnya. Gunakan Kutip bayaran seterusnya supaya setiap resit diperuntukkan kepada bayaran yang betul.

Bayaran balik membuka semula bayaran itu dan baki acara. Acara yang masih mempunyai baki tidak boleh ditandakan selesai. Mod Ringkas memberi pasukan papan pesanan acara baca sahaja.

Janji temu Kesihatan menggunakan rekod lawatan berpandu sendiri. Cipta lawatan, rekod hanya maklumat pengambilan minimum, tugaskan pengamal, cipta versi persetujuan dan harga yang tepat, serta rekod keputusan pelanggan. Panel menunjukkan kandungan lengkap versi semasa yang tidak boleh diubah, orang yang merekod setiap peristiwa kuasa, dan setiap resit yang dipautkan.

Versi semakan memerlukan sebab bertulis dan menggantikan versi terdahulu yang tepat. Pelayan tidak membenarkan perkhidmatan bermula tanpa versi semasa yang diterima, semakan pengambilan yang lengkap, pengamal yang ditugaskan, dan sebarang bayaran praperkhidmatan yang diperlukan. Penyelesaian juga memerlukan baki diselesaikan atau pelepasan jelas oleh pengurus.

Gunakan kawalan lawatan untuk status, tugasan, dan bayaran. Jika POS meminta anda kembali ke Janji Temu, gunakan kawalan ini dan jangan buat jualan kedua. Editor umum mengunci pelanggan, cawangan, set perkhidmatan, pasukan yang ditugaskan, dan saiz kumpulan. Status janji temu umum, pembayaran POS, status pukal, dan pintasan tempahan semula tidak tersedia untuk rekod ini.

Pemilik Perkhidmatan Profesional boleh memilih Sesi klien, Kelas dan kohort, atau Sesi dan kelas dalam Tetapan. Sesi klien meletakkan permintaan tempahan baharu sebelum jadual. Kelas meletakkan senarai peserta di tempat pertama. Corak campuran mengekalkan permintaan, sesi persendirian, dan kerja berkumpulan bersama-sama. Rekod janji temu, peraturan akses, dan laporan yang sama kekal digunakan.

Ruang kerja Perkhidmatan Profesional memasukkan komisen dalam persediaan dan laporan apabila modul itu dihidupkan. Setiap ahli pasukan melihat komisen bulan semasa mereka sendiri pada Hari Saya. Akses pemilik dan pengurus tidak berubah.

Ruang kerja Perkhidmatan Profesional menggunakan Kes untuk kerja yang berterusan merentasi dokumen, kelulusan, organisasi luar, bayaran, dan susulan. Akaun kes ialah rekod utama. Janji temu ialah aktiviti terpaut yang bersifat pilihan, bukan kes itu sendiri. Ini menyokong kerja runner dan perkhidmatan kerajaan, perundingan, bimbingan, serta kerja profesional berterusan yang lain.

Cipta versi skop baharu apabila kerja, yuran profesional, atau pendahuluan luar berubah. Kelulusan hanya terpakai pada versi semasa. Versi kemudian memerlukan kelulusan baharu. Daftar setiap dokumen wajib dan keadaan semakannya. Tandakan bahan sensitif dan dokumen asal fizikal. Rekod setiap penerimaan, pergerakan, pemulangan, penyerahan, dan pembetulan dokumen asal. Fail peribadi menggunakan pautan akses yang berjangka pendek. Jangan simpan kata laluan, OTP, log masuk bank, kelayakan portal, jawapan keselamatan, atau PIN log masuk.

Sebelum anda memuat naik fail peribadi, Kipas memperuntukkan satu rekod dokumen dan satu lokasi fail. Jika rangkaian terhenti, cuba semula dokumen yang sama. Jangan cipta rekod kedua. Dokumen kekal belum lengkap sehingga Kipas mengesahkan fail yang disimpan. Bukti yang disahkan tidak boleh diubah.

Rekod kerja yang dirancang dan diselesaikan bersama bukti. Pautkan janji temu hanya apabila masa pada kalendar berguna. Gerakkan status untuk menunjukkan sama ada pasukan, klien, atau pihak luar bertanggungjawab atas tindakan seterusnya. Kemas kini klien yang direkod ialah rekod audit. Kipas tidak menghantarnya untuk anda dan tidak mendakwa bahawa klien telah menerimanya.

Asingkan yuran profesional daripada pendahuluan yuran luar dan sampingan. Peruntukkan setiap bayaran kepada satu kategori. Sebelum mengurangkan jumlah yang diluluskan, pulangkan, batalkan, atau balikkan setiap bayaran, pengecualian, atau perbelanjaan yang akan melebihi jumlah baharu. Rekod bukti perbelanjaan, pembalikan, pengecualian, bayaran balik, dan kesan pembatalan dalam akaun yang sama supaya pasukan boleh menjelaskan baki.

Jika respons pembayaran kes hilang, buka semula kes yang sama pada peranti yang sama dan cuba semula pembayaran yang disimpan. Kipas menggunakan kunci pembayaran, skop, dan peruntukan asal untuk menyemak resit asal. Ia tidak akan menggunakan percubaan semula itu pada versi skop yang lebih baharu.

Jika respons perbelanjaan, pengecualian, atau pembalikan hilang, buka semula kes yang sama pada peranti yang sama dan cuba semula peristiwa kewangan yang disimpan. Kipas menggunakan semula kunci peristiwa, skop yang diluluskan, versi kes, masa, dan butiran asal. Jika peristiwa telah direkod, Kipas memulangkan peristiwa asal. Ia tidak merekodkan percubaan semula pada skop yang lebih baharu.

Pemilik boleh menetapkan ayat penyelesaian lalai, terma pelanggan, dan hari peringatan. Jika penyelesaian biasa tiada sebab lain, Kipas merekodkan ayat itu, menyimpan terma pelanggan dengan setiap kelulusan, dan menunjukkan tarikh peringatan tarikh akhir kepada pasukan kes. Ini ialah bantuan rekod dan perancangan, bukan mesej pelanggan automatik.

Jika resit dibayar balik atau dibatalkan selepas kes dibatalkan, Kipas memindahkan kes itu ke keadaan pembetulan yang terhad. Rekod hanya pembalikan pengecualian atau perbelanjaan yang diperlukan di situ. Anda tidak boleh menerima bayaran baharu, menambah pengecualian baharu, menambah perbelanjaan baharu, atau menyambung kerja kes. Pemilik atau pengurus boleh membatalkan kes itu semula selepas penyelarasan.

Jika pemilik menganonimkan pelanggan, Kipas mengalih keluar butiran hubungan dan medan naratif kes, memadam nota terhad, dan menyekat akses ruang kerja kepada bukti peribadi. Ia juga menyekat perubahan kes baharu serta percubaan semula bayaran atau peristiwa kewangan yang disimpan. Resit bayaran yang sedia ada boleh dicuba semula tanpa menulis maklumat baharu. Dokumen asal yang dipegang boleh dipulangkan atau diserahkan dengan rekod umum. Bayaran balik dan pembatalan resit masih tersedia untuk menyelaraskan wang yang dikekalkan tanpa memulihkan teks pelanggan. Peruntukan wang, sejarah status, dan masa jagaan kekal untuk kesinambungan kewangan dan audit.

Sebelum penutupan, Kipas memeriksa kelulusan skop semasa, dokumen wajib, penjagaan dokumen asal, bukti kerja selesai, dan wang yang belum diselesaikan. Jika kerja kemudian memerlukan komitmen berasingan, cipta kes susulan dan jangan buka semula sejarah tanpa sempadan yang jelas.

Dalam ruang kerja Acara dan tempat acara, Acara dan tempat acara menggantikan halaman Janji Temu biasa. Setiap acara berada dalam salah satu daripada lapan keadaan, dan papan menunjukkan yang mana: Pertanyaan, Hold sementara, Disahkan, Perancangan, Hari acara, Selesai, Dibatalkan, dan Diarkibkan. Apabila pelanggan menelefon, tandakan Rakam pantas pada borang acara baharu: ia meminta pelanggan, tajuk, dan masa mula sahaja, dan mengambil selebihnya daripada lalai kedai anda.

Hold sementara menempah bilik, stesen, dan peralatan sementara pelanggan membuat keputusan. Hold itu tamat dengan sendirinya jika acara tidak pernah disahkan, jadi tempat anda tidak tersekat oleh pertanyaan yang tiada sesiapa susuli. Menghantar hold kembali ke Pertanyaan melepaskan tempahannya serta-merta.

Syarat untuk Disahkan ditentukan oleh anda, bukan kami. Peraturan pengesahan pada acara memutuskan sama ada deposit sudah memadai, atau perlu disertai cadangan yang telah diterima. Pembatalan melepaskan setiap tempahan aktif dan membatalkan permintaan bayaran yang masih terbuka. Acara yang dibatalkan boleh dibuka semula ke Pertanyaan, tetapi tempahan tidak kembali: buat semula jika pelanggan datang lagi.

Tab Cadangan dan bayaran menyimpan tawaran berharga. Setiap perubahan menulis versi baharu yang menggantikan versi sebelumnya, jadi dokumen yang benar-benar dipersetujui pelanggan kekal boleh dibaca selepas harga berubah. Rekodkan apa yang mereka persetujui dengan Rekod penerimaan.

Permintaan bayaran membahagikan jumlah kepada Deposit, mana-mana Ansuran, dan Baki. Amaunnya mesti sama dengan baki yang masih terhutang pada acara itu, supaya jadual bayaran tidak boleh senyap-senyap bercanggah dengan cadangan yang dimilikinya. Pindaan tidak boleh menurunkan jumlah di bawah apa yang telah dibayar pelanggan.

Setiap bayaran acara menulis resit biasa, jadi wang acara sampai ke tutup harian dan laporan yang sama seperti kutipan kaunter. Jika hari perniagaan cawangan itu sudah dimeterai, bayaran akan ditolak sehingga ada yang membukanya semula.

Sumber ditempah ialah bilik, stesen, dan peralatan yang dipegang oleh acara itu. Tempahan mesti meliputi keseluruhan acara, bukan sebahagian daripadanya. Garis masa ialah helaian aturan untuk hari tersebut, dan ia menunjukkan jurang antara item, supaya satu jam yang tidak berpenjaga kelihatan sebelum ia tiba dan bukan selepasnya. Rakan kerjasama merekodkan pembekal luar yang anda harapkan.

Tetamu menyimpan senarai: anggaran bilangan, jawapan RSVP, dan apa sahaja yang pelanggan beritahu anda. Bawa masuk senarai dengan Import CSV dan bawa keluar dengan Eksport CSV. Eksport menawarkan versi yang menahan nota pemakanan dan akses, untuk waktu anda menyerahkan senarai kepada orang yang tidak sepatutnya membaca maklumat kesihatan.

Pelan membawa senarai tugas, disalin daripada Templat aliran kerja semasa acara dicipta. Menyunting templat itu kemudian tidak menulis semula acara yang sudah berjalan, dan itulah yang menjadikannya selamat untuk diperbaik. Apa yang dilihat rakan sekerja bergantung pada tempat dan peranan mereka: pemilik melihat setiap acara, pengurus melihat tempat yang diumpukkan kepada mereka, dan staf melihat acara di tempat mereka sendiri. Staf tanpa akses wang melihat bahawa acara itu wujud tanpa melihat pelanggan atau angkanya.

Percubaan dijalankan pada satu ruang kerja langsung. Pentadbir platform membenarkan satu ruang kerja pada satu-satu masa, dan pemilik ruang kerja itu mesti memilih untuk menghidupkannya secara berasingan di Tetapan → Bantuan AI. Kebenaran platform sahaja atau pilihan pemilik sahaja tidak mencukupi untuk menggunakan AI. Kawalan keselamatan seluruh sistem dan laluan yang telah disemak juga mesti membenarkan permintaan itu. Bantuan untuk data terhad mempunyai kawalan pemilik yang berasingan. Ruang kerja QA dalaman kekal tersedia sebagai percubaan pilihan, tetapi ia bukan syarat sebelum percubaan langsung. Ruang kerja demo awam tidak boleh menggunakan AI penyedia. Setiap hasil AI ialah cadangan untuk disemak oleh seseorang.

Pembantu boleh menggunakan petikan Panduan Kipas yang dipilih dan rekod yang sudah boleh dibaca oleh peranan semasa anda. Konteks ruang kerja dan teks yang ditampal dianggap sebagai data berkaitan individu. Kes profesional, fail peribadi, dan rekod terhad dianggap sebagai data terhad. Pelayan menaikkan kelas privasi berdasarkan fakta yang diambilnya. Pelayar tidak boleh memilih penyewa, merendahkan kelas privasi, memilih model atau penyedia, mengubah tetapan kos laluan, atau membekalkan fakta bukti. Pelayan menyemak kuasa anda sekali lagi sejurus sebelum permintaan meninggalkan Kipas. Dalam keluaran ini, AI Kipas membantu kakitangan dengan laporan, penerangan dan ringkasan rekod, taklimat, panduan persediaan, pratonton import dan lampiran, serta soalan Panduan. AI Kipas tidak menulis mesej yang ditujukan kepada pelanggan.

Pilih Mula semula untuk mengosongkan panel semasa. Kipas tidak menyimpan perbualan AI pada pelayan atau menyimpan gesaan dan jawapan dalam jadual kawalan AInya. Rekod perniagaan biasa kekal tertakluk pada peraturan penyimpanan yang sedia ada.

Kipas menggunakan laluan pengekalan data sifar yang telah disemak. Pentadbir platform boleh menetapkan profil tanpa kos yang layak secara manual untuk kerja awam atau bukan peribadi, tetapi Kipas tidak mencari laluan tanpa kos atau menggunakannya untuk kesinambungan bajet. Tugas berkaitan individu dan tugas terhad hanya menggunakan profil berbayar.

Jika model tidak tersedia, kuota dicapai, atau bajet yang diluluskan habis, Kipas mengembalikan pilihan ganti yang dinamakan dan tidak mengenakan unit ruang kerja. Teruskan dengan skrin Kipas biasa. Tempahan, rekod, resit, dan laporan utama tidak bergantung pada AI.

Pratonton yang disokong menerima sehingga dua fail PDF, JPEG, PNG, atau WebP peribadi, dengan had 8 MiB bagi setiap fail. Kipas menganggap kandungan fail sebagai data yang tidak dipercayai, menggunakan laluan PDF asli hanya apabila disahkan, memadam fail yang dituntut selepas percubaan, dan menjalankan kerja penyimpanan untuk mencuba semula kegagalan pemadaman.

Kipas menyemak model yang lebih baharu melalui ujian asap dan perbandingan yang menggunakan data sintetik sahaja. Konsol platform menjejaki titik akhir penyedia yang tepat, had kos yang diluluskan, diskaun, bukti ujian, kos, perubahan laluan, tempoh bertenang, undur, kuarantin, kesihatan kunci, had penyewa, dan tunggakan pemadaman. Model yang lebih baharu tidak menggantikan model aktif sehingga semakan itu lulus dan pengendali platform mengaktifkannya.